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Para que uma disciplina de um curso da UFRGS seja desenvolvida no Clínicas, ela deve prever em seu plano de ensino/súmula, a prática acadêmica ou o estágio curricular em ambiente hospitalar. 

A solicitação de cadastramento da disciplina ou estágio deve ser feita pela direção da Unidade ou pela Comissão de Graduação (Comgrad) do curso à Diretoria de Ensino do HCPA. A aprovação da realização do estágio/prática acadêmica por esta Diretoria dependerá do aval da respectiva Chefia do Serviço onde será realizada a atividade de ensino.

Em algumas situações de estágio curricular, os serviços do hospital podem acolher os alunos, atendendo à demanda dos cursos da UFRGS, com aprovação da Diretoria de Ensino. Nestes casos, a supervisão das atividades será realizada pelos profissionais contratados do HCPA e a supervisão acadêmica pelo professor responsável pela atividade na universidade.

Uma vez aprovada a atividade, caberá à Comgrad do curso remeter à Diretoria de Ensino do HCPA, através do e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo., em tempo hábil, a lista dos alunos matriculados na disciplina, com as seguintes informações: nome do estágio/prática acadêmica, semestre do curso em que é realizada, período, horário e local onde será realizada no HCPA, nome, matrícula, semestre e e-mail pessoal do aluno.

Após conferência e aprovação, estas informações são compartilhadas com a Central de Identificação para cadastro, identificação, atribuição de perfil e emissão dos crachás. Nesta etapa do processo, os alunos deverão comparecer na Central de Identificação, onde farão a foto para a confecção do crachá. 

As situações de prorrogação da atividade deverão ser previamente comunicadas pela Comgrad à Diretoria de Ensino do HCPA para que a funcionalidade do crachá seja automaticamente estendida.