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Para que uma disciplina de um curso da UFRGS seja desenvolvida no Clínicas, ela deve prever em seu plano de ensino/súmula, a prática acadêmica ou o estágio curricular em ambiente hospitalar. 

A solicitação de cadastramento da disciplina ou estágio deve ser feita pela direção da Unidade ou pela Comissão de Graduação (Comgrad) do curso à Diretoria de Ensino do HCPA. A aprovação da realização do estágio/prática acadêmica por esta Diretoria dependerá do aval da respectiva Chefia do Serviço onde será realizada a atividade de ensino.

Em algumas situações de estágio curricular, os serviços do hospital podem acolher os alunos, atendendo à demanda dos cursos da UFRGS, com aprovação da Diretoria de Ensino. Nestes casos, a supervisão das atividades será realizada pelos profissionais contratados do HCPA e a supervisão acadêmica pelo professor responsável pela atividade na universidade.

Após aprovação do estágio, os nomes dos alunos são compartilhados com a Central de Identificação para cadastro, identificação, atribuição de perfil e emissão dos crachás. Nesta etapa do processo, os alunos deverão comparecer na Central de Identificação, onde farão a fotografia para a confecção do crachá.